Le domande che contano, prima di partire.

Da un file CSV: c'è il modello da scaricare. Oppure da un file XML del gestionale paghe: TeamSystem lo riconosce da sé, con Zucchetti e con gli altri scegli il blocco dei dipendenti e confermi le corrispondenze dei campi. Vanno bene anche le comunicazioni UNILAV.

Sì. Per ogni dipendente registri CCNL, ore settimanali e calendario, e la griglia dei turni li usa nei controlli. Pausa non retribuita e tolleranza sui ritardi le imposti tu, come dice il tuo contratto.

No. HR Facile si apre dal browser del telefono e si aggiunge alla schermata Home con «Aggiungi a Home». Da lì si usa come un'app, senza passare dagli store.

L'app del dipendente

No. Il dipendente timbra dal suo telefono. Se in sede preferite una postazione fissa, basta un tablet che legge il QR: nessun lettore di badge.

Il dipendente apre la timbratura, sceglie «Codice OTP» e preme «Richiedi codice». Gli arriva per email un codice di 6 cifre, valido 5 minuti: lo inserisce e timbra. Con l'OTP serve la connessione.

Dal raggio della sede, che di base è di 200 metri. Le sedi di ogni dipendente le imposti tu.

Ogni dipendente ha il suo QR. Timbra dal suo telefono, oppure lo fa leggere al tablet in sede. Sul tablet, se il QR non si legge, c'è anche il codice OTP come riserva.

Sì, con il GPS e con il QR personale: la timbratura resta sul telefono con l'ora in cui l'hai fatta e parte da sola quando torna la rete. Il codice OTP e il tablet in sede invece hanno bisogno della connessione.

Sì. I metodi di timbratura si abilitano per singolo dipendente: ognuno usa solo quelli che gli attivi.

HR Facile ti avvisa, e la mancata timbratura compare nel riepilogo di oggi e in Anomalie. La giustifichi con una motivazione, oppure il responsabile registra una timbratura manuale.

No: l'orario registrato resta quello. Se una timbratura è sbagliata, il titolare la può eliminare, e l'eliminazione resta registrata. Al suo posto si inserisce una timbratura manuale.

Ritardi, uscite anticipate e mancate timbrature invece si giustificano con una motivazione.

Come funzionano le timbrature

30 tipi, divisi in assenze, permessi orari, comunicazioni, turni e presenze. Per esempio ferie, permesso o ROL, malattia, permessi 104, lutto, cambio turno, straordinario e smart working. Ognuno segue la sua regola.

No, dipende dal tipo. Ferie e ROL si rifiutano solo scrivendo il motivo: senza, il rifiuto non parte. La malattia si comunica e il responsabile ne prende visione. La 104, il lutto e gli altri permessi di questo tipo non si rifiutano: il responsabile ne prende atto.

Sì. Alcune hanno un tetto: 3 giorni al mese per la 104 a giornata, 3 giorni l'anno per il lutto, 150 ore in 36 mesi per il permesso studio, 250 ore l'anno di straordinario. Una richiesta che lo supera viene bloccata. Per lo straordinario contano le richieste registrate in HR Facile.

Altre hanno un preavviso minimo: il permesso per esami va chiesto almeno 3 giorni prima, l'aspettativa non retribuita almeno 15. Con meno preavviso la richiesta non parte.

Sì, con «Aggiungi foto o documento». Per alcuni tipi l'allegato è obbligatorio, per esempio la donazione di sangue. Per la malattia si indica il protocollo del certificato. I certificati si allegano, non si firmano.

Sì. Ogni richiesta ha la sua storia: chi l'ha inviata, chi l'ha approvata o rifiutata, con quale motivo e quando.

Sì, da sole: una richiesta approvata entra nel foglio presenze del mese, se il foglio c'è e non è già chiuso.

Tutte le richieste

Quando pubblichi i turni ognuno riceve l'avviso e li vede dal telefono. Su iPhone le notifiche arrivano solo se l'app è aggiunta alla schermata Home.

Il turno non si salva se il contratto del dipendente non è attivo, se la data è fuori dal contratto o se si sovrappone a un altro turno dello stesso giorno.

Il turno si salva, e ti avvisa, se cade nel giorno di riposo, se la settimana supera le ore del contratto, se quel giorno c'è già una presenza registrata o se è un giorno a zero ore di un part-time verticale.

Sì, da un file Excel o CSV con una riga per turno. La classica griglia con i dipendenti sulle righe e i giorni sulle colonne invece non si importa.

Dall'app: il dipendente sceglie il cambio turno e il collega con cui scambiare. Il responsabile lo trova in «Da decidere» e approva. HR Facile controlla il contratto di tutti e due e aggiorna la griglia.

Sì: imposti una rotazione e la applichi alle settimane che vuoi. I controlli sui contratti valgono anche lì.

Sì. Ogni turno confronta l'orario pianificato con le timbrature: ritardi, uscite anticipate, mancate timbrature e assenze finiscono in Anomalie. La tolleranza sui ritardi la imposti tu.

Come funzionano i turni

Sì, gratis. Lo inviti tu e decidi quali aree vede: per ognuna scegli se resta nascosta, se può solo vedere o se può anche gestire.

Sincronizzi le presenze da turni e timbrature con un clic, «Dal pianificato» o «Dall'esito reale». Poi premi «Chiudi il mese» e scarichi il file per il consulente. Le richieste approvate sono già dentro.

No. Il file che si importa è quello per TeamSystem (tracciato RILPRE), con «Scarica Team System». Se il tuo consulente usa Zucchetti, Sistemi o un altro gestionale, un file da importare non c'è: resta il riepilogo del mese in CSV, che si consulta ma non si importa. In quel caso di solito conviene invitarlo in HR Facile, dove legge il mese chiuso e i giustificativi.

Sì, e ti conviene sapere cosa cambia. Il mese lo chiudi comunque in HR Facile, con ferie, permessi, malattie e timbrature già dentro. Il file che si importa però è solo quello di TeamSystem: al tuo consulente mandi il riepilogo del mese in CSV, da leggere, oppure lo inviti qui dentro — entra gratis e vede le aree che decidi tu. I dipendenti li carichi dall'XML di Zucchetti, e i cedolini si dividono da soli qualunque gestionale li abbia fatti.

Carichi il PDF unico dei cedolini, quello che esce dal gestionale paghe del consulente — TeamSystem, Zucchetti, Sistemi o un altro: HR Facile lo divide per codice fiscale e mette ogni cedolino nella cartella del dipendente, che lo apre dal telefono. Serve il PDF del gestionale, non la scansione di una stampa. Prima di confermare vedi «Totale pagine», «Abbinati», «Non abbinati» e «Duplicati scartati».

Ogni dipendente ha la sua cartella CU, dove la carichi. La divisione automatica che c'è per i cedolini, per la CU non c'è.

Cosa riceve il consulente

Il prezzo dipende dalla fascia di persone. Con il pagamento annuale parte da 25 € al mese equivalenti fino a 5 persone e arriva a 208,33 € al mese equivalenti da 150 a 250 persone. Oltre, si aggiungono 83,33 € al mese equivalenti ogni 100 persone in più. Puoi scegliere anche il pagamento mensile. Prezzi al netto dell'IVA.

Vedi tutte le fasce

C'è un solo piano, All Inclusive: tutte le funzioni sono dentro, in ogni fascia. Cambia solo il canone, in base a quante persone gestisci.

Sì: con l'annuale paghi 10 mesi invece di 12. Tutti i prezzi sono al netto dell'IVA.

Sì, ma senza canone: paghi solo i pacchetti di firme avanzate. Tagli e prezzi aggiornati compaiono in HR Facile prima dell'acquisto. È un acquisto una tantum e le firme comprate non scadono.

No. I Termini di servizio non prevedono costi di attivazione una tantum.

No. La prova dura 14 giorni e non chiede la carta: se alla fine non scegli una fascia, il servizio si ferma e non paghi niente.

Il canone si addebita in automatico sul metodo di pagamento che indichi. Il mensile viene fatturato ogni mese; l'annuale viene addebitato in un'unica soluzione per 12 mesi, al prezzo di 10. L'abbonamento si rinnova con la stessa cadenza finché non lo disdici.

La disdetta la fai dall'area di fatturazione del tuo account, senza penale, e vale dalla fine del periodo già pagato: il mese in corso non si rimborsa e non si divide. Dopo, i dati restano in sola lettura per 30 giorni.

Quando il numero di persone gestite supera il limite, HR Facile ti mostra la fascia successiva prima di applicarla al rinnovo. Finché resti nella fascia attuale, il prezzo non cambia.

Vedi tutte le fasce

No, nelle condizioni attuali. L'Informativa Privacy e i Termini di servizio prevedono che i fornitori operino su infrastrutture nell'Unione Europea e che non vi siano trasferimenti fuori dall'UE. L'elenco aggiornato dei fornitori e delle localizzazioni è disponibile su richiesta.

Sono i fornitori usati per hosting, posta elettronica e, dove attivi, strumenti di analisi, marketing e intelligenza artificiale.

Sono autorizzati in via generale: l'elenco aggiornato è disponibile su richiesta, e puoi opporti a nuove nomine per motivi legittimi.

Sì, per esempio i certificati di malattia e i permessi per la 104. Sono categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): AFAI li tratta su istruzione della tua azienda, per gli obblighi del diritto del lavoro.

Alla sua azienda, che è titolare del trattamento. AFAI la assiste.

Le richieste sulla privacy: privacy@afai.it

No. Vede solo i dati che il tuo ruolo può vedere, e fa qualcosa solo dopo che hai confermato.

Per 30 giorni restano consultabili in sola lettura e puoi esportarli. Poi vengono cancellati o resi anonimi, salvo obblighi di legge.

Dati e privacy