Permessi dipendente privato: quali sono e come si richiedono

Che cosa sono i permessi del dipendente privato?

I permessi del dipendente privato sono assenze dal lavoro di durata breve, chieste per un motivo dichiarato (una visita medica, un esame, un lutto, l'assistenza a un familiare) e misurate quasi sempre in ore o in giornate singole.

Il permesso si distingue dalle ferie per tre aspetti. Il permesso ha un motivo collegato a un'esigenza puntuale, mentre le ferie servono al riposo annuale del lavoratore. Il permesso si consuma in genere a ore, mentre le ferie si contano in giornate e settimane: il D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66, art. 10 fissa per le ferie un periodo annuale non inferiore a quattro settimane. Il permesso, infine, può essere retribuito o non retribuito, secondo il tipo e secondo il contratto collettivo applicato.

Un esempio rende la differenza chiara. Un dipendente a tempo pieno che deve fare una visita medica alle 9 chiede tre ore di permesso e rientra al lavoro nel pomeriggio dello stesso giorno. Lo stesso dipendente, per riposare in estate, chiede due settimane di ferie: la domanda è diversa, il documento che la giustifica è diverso e anche il codice con cui l'assenza finisce nelle presenze del mese è diverso.

CCNL, sigla che trovi in ogni busta paga, significa contratto collettivo nazionale di lavoro: è il testo che, insieme alla legge, dice quali permessi esistono nella tua azienda.

Che differenza c'è tra ferie, permessi e riposo settimanale?

Ferie, permessi e riposo settimanale sono tre istituti diversi, e confonderli è l'errore più frequente nella gestione delle assenze.

Le ferie sono il riposo annuale retribuito del lavoratore, il riposo settimanale è il giorno libero che torna ogni settimana e i permessi coprono un'esigenza puntuale del dipendente.

Sulle ferie la legge aggiunge una regola di tempistica: il periodo minimo va goduto per almeno due settimane, consecutive in caso di richiesta del lavoratore, nel corso dell'anno di maturazione e, per le restanti due settimane, nei 18 mesi successivi al termine dell'anno di maturazione, salvo quanto previsto dalla contrattazione collettiva (D.Lgs. 66/2003, art. 10).

Quali permessi può chiedere un dipendente privato?

Un dipendente privato può chiedere due grandi famiglie di permessi: i permessi previsti dalla legge per situazioni tutelate e i permessi previsti dal contratto collettivo applicato.

• Permessi previsti dal contratto collettivo: i ROL (riduzione dell'orario di lavoro) e i permessi per le ex festività sono permessi a ore, e il contratto collettivo applicato ne stabilisce quantità, retribuzione e regole di utilizzo.
• Permessi per motivi di salute e di famiglia: visite mediche ed esami, assistenza a un familiare con disabilità grave, lutto di un familiare.
• Permessi per lo studio: giornate per sostenere esami, diritto allo studio, formazione concordata.
• Permessi per doveri civici e sociali: donazione di sangue, cariche pubbliche elettive, incarichi sindacali, chiamata come giudice popolare o come testimone.
• Permessi non retribuiti: il dipendente chiede un'assenza concordata e le ore non lavorate non vengono retribuite.

I congedi non sono permessi: il congedo di maternità, il congedo di paternità e il congedo parentale hanno regole proprie, una domanda da presentare agli enti e un trattamento economico a parte. Il consulente del lavoro ti dice quale istituto si applica al caso che hai davanti, perché ogni permesso previsto dalla legge ha requisiti, documenti e limiti suoi.

Il contratto collettivo applicato nella tua azienda può prevedere condizioni diverse da quelle di un'altra azienda: leggi il testo del contratto che applichi prima di dare una risposta al dipendente.

Chi decide se il permesso è concesso, il dipendente o il datore di lavoro?

La risposta dipende dal tipo di assenza: per le ferie il periodo lo stabilisce il datore di lavoro, mentre per i permessi la regola va letta nel contratto collettivo applicato.

Sulle ferie l'art. 2109 del codice civile è chiaro su due punti. Il prestatore di lavoro ha diritto, dopo un anno d'ininterrotto servizio, ad un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l'imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del prestatore di lavoro. L'imprenditore deve preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie.

Sui permessi, invece, il contratto collettivo applicato può prevedere condizioni diverse da azienda ad azienda: per la singola richiesta, il riferimento è il consulente del lavoro.

Come si richiede un permesso, passo per passo?

Un permesso si richiede con una domanda scritta, prima dell'assenza quando è prevedibile, e con una risposta scritta del datore di lavoro.

1. Il dipendente individua il motivo dell'assenza e verifica, nel contratto collettivo applicato, quale permesso lo copre.
2. Il dipendente controlla il preavviso richiesto dal contratto collettivo applicato o dalla procedura interna dell'azienda.
3. Il dipendente invia la richiesta scritta con nome, giorno, ore di inizio e fine, tipo di permesso e motivo.
4. Il dipendente allega il documento, quando il tipo di permesso lo prevede (per esempio la convocazione o l'attestazione di una struttura).
5. Il responsabile verifica la copertura del turno e risponde per iscritto, approvando, rifiutando con il motivo scritto o proponendo un'altra data.
6. L'ufficio del personale registra l'assenza con il codice corretto nelle presenze del mese.
7. L'azienda conserva richiesta, allegato ed esito nel fascicolo del dipendente.
8. L'azienda trasmette i dati delle assenze a chi elabora le paghe, alla chiusura del mese.

Un esempio: un dipendente il cui contratto individuale prevede otto ore al giorno su cinque giorni chiede tre ore di permesso per il lunedì mattina. Il responsabile controlla che il lunedì il turno resti coperto, approva, e nelle presenze del mese risultano tre ore di permesso e cinque ore di lavoro. Per le ferie il passaggio in più è la comunicazione preventiva del periodo da parte dell'imprenditore, prevista dall'art. 2109 del codice civile.

Come si contano i permessi a ore in un mese?

I permessi a ore si contano sommando, per ogni dipendente e per ogni tipo di permesso, le ore di assenza autorizzate nel mese, e confrontandole con l'orario che il contratto individuale prevede.

Prendi un dipendente il cui contratto prevede otto ore al giorno su cinque giorni. Nel mese il dipendente usa tre ore di permesso per una visita medica, quattro ore di ROL per un'esigenza personale e una giornata intera per un altro motivo. Nelle presenze del mese le tre ore e le quattro ore restano separate, perché il tipo di permesso cambia il codice da usare e il trattamento in busta paga, mentre la giornata intera vale come l'orario pianificato per quel giorno.

Due accortezze pratiche. Tieni le ore divise per tipo: un riepilogo che mescola ROL, permessi di legge e assenze non retribuite rende impossibile il controllo. Verifica le quantità disponibili sul testo del contratto collettivo applicato, perché il monte ore e il periodo in cui va usato cambiano da contratto a contratto.

Il saldo che il dipendente vede in busta paga lo elabora chi fa le paghe, sulla base delle assenze che l'azienda comunica: per questo la chiusura del mese deve riportare ore e codici esatti. Per le ferie c'è un vincolo in più da ricordare: il periodo minimo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro (D.Lgs. 66/2003, art. 10).

Che cosa cambia in base al contratto collettivo applicato?

Il contratto collettivo applicato cambia quasi tutto quello che riguarda i permessi: quanti sono, se sono retribuiti, con quanto preavviso si chiedono e in quale periodo vanno usati.

La legge fissa i minimi e i principi generali. Il D.Lgs. 66/2003, art. 10 prevede un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane e, sulla distribuzione del periodo minimo, rinvia espressamente a quanto previsto dalla contrattazione collettiva. Lo stesso articolo, per l'orario espresso come media, affida ai contratti collettivi i criteri e le modalità di regolazione.

La conseguenza pratica per te è semplice: due aziende con dipendenti identici possono avere regole diverse sui permessi, perché applicano contratti collettivi diversi. Prima di rispondere a una richiesta, apri il testo del contratto che applichi e controlla la voce sui permessi; un accordo aziendale o una prassi interna può aggiungere condizioni.

Questa guida spiega il quadro generale e non sostituisce la valutazione del tuo caso: per la singola richiesta, per i requisiti dei permessi previsti dalla legge e per il trattamento in busta paga, il riferimento è il consulente del lavoro.

Cosa succede se il dipendente si assenta senza chiedere il permesso?

Un'assenza senza richiesta e senza giustificazione resta un'assenza non autorizzata, e va trattata come tale e non trasformata a posteriori in permesso o in ferie senza una decisione scritta.

La prima cosa da fare è chiedere al dipendente, per iscritto, il motivo dell'assenza e il documento che la giustifica, fissando un termine per la risposta. La seconda è registrare correttamente la giornata nelle presenze del mese, perché un codice sbagliato si trascina in busta paga e poi è difficile da correggere. La terza è decidere con il consulente del lavoro come qualificare l'assenza: le conseguenze disciplinari e il trattamento economico seguono il contratto collettivo applicato e la procedura prevista.

Il caso tipico è la visita medica dimenticata: il dipendente arriva a metà mattina e consegna l'attestazione il giorno dopo. Se l'azienda accetta la giustificazione, il permesso va comunque registrato con la sua data, le sue ore e la sua autorizzazione scritta, non lasciato come un buco nelle presenze.

Una regola di buon senso vale per tutti i casi: una traccia scritta della richiesta e della risposta protegge sia il dipendente sia l'azienda, anche quando il rapporto è ottimo e la richiesta è arrivata a voce.

Quali errori evitare nella gestione dei permessi?

Gli errori più costosi nella gestione dei permessi non riguardano la legge, ma la mancanza di tracce scritte e l'uso di codici sbagliati nelle presenze.

• Accettare richieste solo a voce: senza richiesta e risposta scritte, in caso di contestazione nessuno può ricostruire che cosa è stato autorizzato.
• Mescolare ferie e permessi: usare un giorno di ferie per coprire un permesso, o il contrario, falsa i conteggi e la busta paga.
• Rifiutare senza motivo: un rifiuto senza una ragione organizzativa scritta e senza un'alternativa è la premessa di un contenzioso.
• Dimenticare la comunicazione preventiva del periodo di ferie, che l'art. 2109 del codice civile mette a carico dell'imprenditore.
• Pensare che le ferie non godute si paghino sempre: il periodo minimo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro (D.Lgs. 66/2003, art. 10).
• Applicare a memoria le regole del contratto collettivo: il contratto collettivo applicato cambia nel tempo e va riletto, non ricordato.

Una procedura interna scritta in mezza pagina — chi chiede, a chi, con quanto preavviso, con quale documento — elimina da sola la maggior parte di questi errori.

Domande frequenti