Registro presenze dipendente: cos'è, obblighi e come si tiene

Cos'è il registro presenze dipendente?

Il registro presenze dipendente è la parte del Libro Unico del Lavoro (LUL) che riporta, per ogni giorno, le ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato (D.L. 112/2008, art. 39). Il calendario delle presenze indica anche le ore di lavoro straordinario, le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, le ferie e i riposi di ogni dipendente (D.L. 112/2008, art. 39). Per un dipendente con retribuzione fissa, a giornata intera o a periodi superiori, nel registro si annota solo la giornata di presenza al lavoro, senza il dettaglio delle ore lavorate (D.L. 112/2008, art. 39). Nel Libro Unico del Lavoro, per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative (D.L. 112/2008, art. 39). Il registro presenze è invece la parte che riporta, giorno per giorno, le ore di lavoro, lo straordinario e le assenze del dipendente nel mese. Per un'azienda con dieci dipendenti a turni, questo significa avere un calendario aggiornato per ciascuno di loro, non un unico foglio generico per tutto il reparto.

Chi deve tenere il registro delle presenze?

Il datore di lavoro privato deve istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro, con il registro delle presenze, per tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (D.L. 112/2008, art. 39). Il datore di lavoro domestico è l'unica esclusione da questo obbligo (D.L. 112/2008, art. 39). Un'azienda con dipendenti a tempo pieno, part-time o con contratto a termine deve quindi tenere il registro per ciascuno di loro, perché la norma non distingue in base al tipo di orario o di contratto. Anche un titolare con un solo dipendente ha lo stesso obbligo di un'azienda con decine di persone in organico.

Cosa deve contenere il registro presenze?

Il registro presenze deve contenere, per ogni giorno e per ciascun lavoratore, il numero di ore di lavoro effettuate, le ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi (D.L. 112/2008, art. 39). La tabella sotto riassume cosa riportare per un dipendente a tempo pieno in un mese di lavoro.

Per un dipendente con retribuzione fissa mensile, come uno stipendio a giornata intera, il registro riporta solo la giornata di presenza, senza il dettaglio delle ore (D.L. 112/2008, art. 39).

Quando va compilato il registro presenze?

Il datore di lavoro deve compilare il registro presenze, insieme agli altri dati del Libro Unico del Lavoro, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo (D.L. 112/2008, art. 39). In pratica, per il mese di ottobre il datore di lavoro ha tempo fino alla fine di novembre per completare le registrazioni di quel mese. Questi sono i passi per arrivare alla scadenza senza ritardi:

1. Raccogliere ogni giorno i dati di presenza del dipendente, dalle timbrature o dai turni lavorati.
2. Riportare nel calendario delle presenze le ore ordinarie, lo straordinario, le assenze, le ferie e i riposi di ciascun lavoratore.
3. Verificare i dati raccolti durante il mese, prima della chiusura.
4. Compilare il Libro Unico del Lavoro con questi dati entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.

Il Ministro del lavoro stabilisce con un proprio decreto le modalità e i tempi di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro (D.L. 112/2008, art. 39). Per i tempi di conservazione applicabili al caso della propria azienda, il consulente del lavoro è la figura da consultare.

Il badge o il QR code per la timbratura richiede un accordo sindacale?

Gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze non rientrano tra gli impianti audiovisivi e gli strumenti di controllo a distanza per cui serve un accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro (Legge 300/1970, art. 4). Un sistema che registra l'orario di entrata e uscita del dipendente, come un badge o un QR code, è quindi uno strumento di registrazione delle presenze escluso da questo obbligo (Legge 300/1970, art. 4). Il datore di lavoro deve comunque dare al dipendente un'adeguata informazione sulle modalità d'uso dello strumento e su come vengono effettuati i controlli, nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali (Legge 300/1970, art. 4). Questo vale anche quando il dipendente timbra da uno smartphone, non solo con un lettore fisico in sede.

Come si calcola l'orario di lavoro nel registro presenze?

Nel registro presenze l'orario ordinario si confronta con l'orario normale di lavoro, fissato in 40 ore settimanali (D.Lgs. 66/2003, art. 3). Il contratto collettivo applicato (CCNL) può stabilire una durata minore, riferendo l'orario normale a una media delle prestazioni calcolata su un periodo non superiore all'anno (D.Lgs. 66/2003, art. 3). La durata media dell'orario di lavoro, comprese le ore di straordinario, non può comunque superare le 48 ore per ogni periodo di 7 giorni (D.Lgs. 66/2003, art. 4). Questa media si calcola su un periodo non superiore a 4 mesi, che il contratto collettivo può estendere fino a 6 o fino a 12 mesi per ragioni tecniche o organizzative specificate nel contratto stesso (D.Lgs. 66/2003, art. 4). Per un dipendente a tempo pieno che lavora 40 ore in una settimana e 44 nella settimana successiva, il registro deve far risultare che la media delle ore lavorate nel periodo di riferimento resta dentro il limite delle 48 ore.

Quante ore di straordinario si possono registrare?

Il ricorso al lavoro straordinario deve essere contenuto, e il registro presenze lo indica separatamente dalle ore ordinarie (D.Lgs. 66/2003, art. 5). In mancanza di una disciplina collettiva applicabile, il lavoro straordinario è ammesso solo con un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, per un periodo che non superi le 250 ore annuali (D.Lgs. 66/2003, art. 5). Il lavoro straordinario va computato a parte nel registro e compensato con le maggiorazioni retributive previste dal contratto collettivo, che può anche prevedere riposi compensativi al posto della maggiorazione o in aggiunta a essa (D.Lgs. 66/2003, art. 5). Per un dipendente che ha già accumulato 240 ore di straordinario nell'anno, in assenza di un CCNL che regoli diversamente la materia, restano solo 10 ore di margine prima del limite delle 250 ore.

Cosa si rischia se il registro presenze non è in regola?

Il datore di lavoro che non istituisce o non tiene il Libro Unico del Lavoro, con il registro presenze, rischia una sanzione amministrativa da 500 a 2.500 euro (D.L. 112/2008, art. 39). La tabella sotto riassume le sanzioni principali legate al registro presenze.

Queste sanzioni sono previste dall'articolo 39 del decreto-legge 112/2008 e si applicano quando l'omissione o l'errore riguardano i dati che il registro presenze deve contenere (D.L. 112/2008, art. 39).

Quali errori evitare nella tenuta del registro presenze?

Un primo errore da evitare è aggiornare il registro presenze in ritardo, oltre la fine del mese successivo a quello di riferimento, perché la legge fissa questo termine per la compilazione del Libro Unico del Lavoro (D.L. 112/2008, art. 39). Un secondo errore è non indicare separatamente le ore di straordinario rispetto a quelle ordinarie, quando invece vanno computate a parte (D.Lgs. 66/2003, art. 5). Un terzo errore è pensare che installare un sistema di rilevazione delle presenze richieda sempre un accordo sindacale, anche quando lo strumento registra solo accessi e presenze e non il comportamento del dipendente (Legge 300/1970, art. 4). Un quarto errore è non dare al dipendente un'informazione adeguata sulle modalità d'uso degli strumenti di rilevazione, un passaggio che la norma richiede per poter usare quei dati a fini legati al rapporto di lavoro (Legge 300/1970, art. 4). Un quinto errore è confondere il registro presenze con un semplice promemoria interno, dimenticando che per un dipendente con retribuzione fissa va comunque annotata la giornata di presenza (D.L. 112/2008, art. 39).

Domande frequenti